Hoe kun je de reorganisatie visueel communiceren?

Zucht. Je bedrijf gaat op de schop. De vierde keer in 9 jaar. Er moeten weer mensen uit. De vorige keer presenteerde de CEO het proces in de grote zaal. Daarna kon iedereen bij de uitgang de samenvatting meenemen. Acht pagina’s tekst. Maar nog weken daarna kwamen er vragen.  Medewerker bezorgd over reorganisatie

De antwoorden stonden vaak al in het stuk, of de directeur had ze besproken in zijn praatje. Maar blijkbaar kwam het niet goed over. Je denkt: zo’n reorganisatie communiceren moet toch beter kunnen. Maar hoe?

Je weet intussen dat tekst voor veel mensen juist een drempel is om een boodschap te ontvangen. En dat je het beter met plaatjes kunt doen. Je kent een mannetje dat goed is in powerpoint. Je vraagt hem het praatje van de directeur in een geanimeerde presentatie te zetten, zodat alles lekker in beeld schuift. Die powerpoint zet je op intranet. Iedereen kan het dan later nog eens nalezen.

Was het een succes?

Het praatje van de directeur zag er inderdaad dynamischer uit. Maar achteraf kwamen er nog steeds veel vragen. En medewerkers belden dat ze thuis het intranet niet goed inkwamen. Dus ze konden het niet aan hun partner laten zien. Heel eerlijk? Het werkte nauwelijks beter. Hoe kan dat nou?

Mijn visie

Allereerst, als mensen iets spannends horen zoals gevaar voor ontslag, dan razen de emoties door hun lijf. Hoe moet het nu met mijn hypotheek? Kom ik nog aan het werk? Kan ik mijn studerende kinderen straks nog wat geven?

Die onrust neemt ze flink in beslag. Daardoor werkt hun brein langzamer en nemen ze minder op.

introductie in infographics

Verankering hapert

Ook de verankering van de informatie verandert. Ze onthouden minder feiten, maar wel hoe ze zich voelen. Het maakt niet uit hoe intelligent iemand is, en of de boodschap begrijpelijk is. Onderzoek zegt: gestresste mensen ontvangen nog maar een kwart van de feiten. Weinig, hè?

Wil je dus een reorganisatie communiceren, zorg dan dat de medewerkers je boodschap opnieuw kunnen horen, lezen of zien. Geef de essentie mee op papier, en maak die ook digitaal toegankelijk om later nog eens na te kunnen kijken. Die samenvatting meegeven was dus zo’n gek idee nog niet. Maar …

Beeld is beter

Zoals veel communicatiemanagers beseffen: geschreven tekst is voor veel mensen ook een barrière. Wie een tekst krijgt, maakt meteen de afweging: ga ik dit lezen? Vind ik het interessant genoeg om me daarvoor in te spannen. Lezen kost meer tijd en ‘werkgeheugen’. Zeker als emotie meespeelt is het moeilijker om de aandacht erbij te houden.

Wat zou het niet schelen als iemand even snel de essentie vertelt en laat zien? Dus visueel, eventueel met geluid? Dat is veel effectiever.

Hoe zou je dat kunnen doen?

reorganisatie communiceren - infographic

Een voorbeeld. Woningbouwcorporatie Portaal reorganiseerde. Functies vervielen of veranderden en er waren minder medewerkers nodig. In het proces zou niet iedereen even snel weten of ie kon blijven. Best een gecompliceerd traject om uit te leggen.

Infographic reorganisatie

Ze wilde de reorganisatie communiceren met een infographic van het proces. Daarin konden medewerkers zien hoe het met hun functies en met henzelf zou gaan. Sommigen zouden snel uitsluitsel krijgen, anderen pas later. Maar iedereen zag hoe lang de onzekerheid zou duren. Meer duidelijkheid kon Portaal op dat moment niet geven.

Kapstok voor achtergrondinformatie

De infographic was de leidraad in de presentatie van het reorganisatieproces. De medewerkers kregen de infographic mee als reminder en om ook thuis de reorganisatie te kunnen uitleggen.

Verder kwam er een klikbare versie op intranet. Via links kon men direct naar verdiepende informatie. De infographic was de kapstok voor achtergronden.

De stijl van de infographic was basic en functioneel. Want het is niet leuk om afscheid te nemen van collega’s. Dan pak je niet flink uit met iets gelikts.

Presentatie filmen

HR richtte verder een servicedesk in en er waren inloopspreekuren voor medewerkers.

Natuurlijk was het ook mogelijk geweest om de presentatie van de reorganisatie te filmen. Weinig extra moeite en fijn voor medewerkers om het nog eens opnieuw te horen. Maar dat is niet gebeurd.

Hoe reageerden de medewerkers?

Het resultaat was dat de infographic de medewerkers inderdaad overzicht en duidelijkheid bood. Dat nam veel vragen snel weg. Die aanpak werkte dus.

Heb jij ooit reorganisaties gecommuniceerd? Gebruikte je daar ook beelden bij? Wat zijn jouw ervaringen met wat werkte en wat minder ging? Ik lees het hieronder graag!

Meer weten?

Wil jij meer weten over hoe en waarvoor je infographics kunt inzetten meld je dan aan voor de introductieworkshop Infographics voor communicatie-, marketing- en projectmanagers. Deze introductie geven we ook in company.

Ik meld me aan

Lex Linsen



Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Blogs
Maak nu een afspraak:     Contact